こんにちは、税理士の玉置です。
この記事では、電子取引保存対応ガイドと題して、2024年1月から義務となる電子取引データの保存について対応する方法をご説明します。
どんな規模の事業者でも対応できるように、コストをかけなくてもできる方法をご紹介しますので是非ご覧ください。

はじめに、概要をお伝えします。
2024年スタートの改正電子帳簿保存法で義務化されるのは電子取引のみ
電子取引とは紙の書類なしでデータの資料のみでやり取りされる取引のこと
電子取引は必ずデータで保存しなければなりません。
さらにただ保存しておくだけではだめで一定の要件を満たす必要があります。

一定の要件は、実はそんなに高いハードルではなく、エクセル、会計ソフト、notionなどを使えばできます。
この記事では改正電子帳簿保存法と最低限対応すべきことについて解説していきます。

そもそも電子取引とは

「電子取引」とは、取引情報の授受を電磁的方式により行う取引をいいます。具体的には下記のような取引が該当します。

• 電子メールにより請求書や領収書等のデータ（ＰＤＦファイル等）を受領
• インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ（ＰＤＦファイル等）又はホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショットを利用
• 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
• クレジットカードの利用明細データ、交通系ＩＣカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等
• 特定の取引に係るＥＤＩシステムを利用
• ペーパレス化されたＦＡＸ機能を持つ複合機を利用
• 有料道路走行における電子料金収受システム「ETC」の利用

電子取引の一覧

電子取引に該当する取引を一覧でより具体的に列挙してみました。

もちろんこれ以外にもたくさん電子取引に該当するものはあります。

「あれ、これって電子取引かな？」と思ったら、下記の一覧を参考に判断してみてください。

• Webサイト
  • 直販ECサイト
  • ECモール
  • オークション
  • インフラ（電気・水道・ガス
  • クレジットカード
  • ネットバンキング

• 企業間取引（EDI）
  • インフォマートなど

• キャッシュレス決済
  • デビットカード
  • 電子マネー

• 電子メール

• 印刷しないFAX

• インターネットファックス

• ETC

• メッセージアプリ

• 記録媒体
  • USB

電子取引の保存要件

電子取引とはどのようなものかわかったところで、次は電子取引はどのように保存しなければならないのか、「保存要件」をご説明します。

保存要件

保存要件は大きく「真実性の確保」と「可視性の確保」の２つ両方を満たす必要があります。

真実性の確保

「真実性の確保」要件については以下の1ないし4のうちいずれかの保存措置を行う必要があります。

1. タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う
   すべての取引先（送信元）からタイムスタンプを付したデータを送付してもらうのは不可能といえる
2. 取引情報の受領後、一定期間内（業務の処理に係る通常の期間：２ヶ月＋7日以内）を経過した後速やかにタイムスタンプを付与するとともに、保存を行う者または監督者に関する情報を確認できるようにしておく（要事務処理規定）
   タイムスタンプの付与に対応したシステムの導入が必要で、自社に見合った導入コスト、ランニングコストのシステムをいかに選択するかが重要となる
3. 訂正・削除の履歴を確認できるシステムまたは訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行
   訂正・削除の履歴を管理することができるシステムの導入が必要で、自社に見合った導入コスト、ランニングコストのシステムをいかに選択するかが重要となるとともに、訂正・削除を行わなければならなくなった際の運用規定の整備が必要となる
4. 正当な理由のない訂正や削除の防止に関する事務処理規定を定め、当該規定に沿った運用を行う
   自社の業務実態に合わせて規定を整備することで、新たにシステムを導入するための追加コストもなく、現状のシステムで対応が可能である

可視性の確保

「可視性の確保」要件としては下記の要件を満たす必要があります。

• 見読性の確保
• 関係書類の備付け
• 検索機能の確保

以下ひとつずつ補足していきます。

見読性の確保

• 保存しているデータを速やかに出力できるように、パソコン、プログラム、ディスプレイ、プリンタを備え付ける必要があります。
• ディスプレイ、モニターのサイズや台数に要件はありません。

関係書類の備付け

• システムの概要を記載した書類（データ作成ソフトマニュアル等）を備え付ける必要があります。
• 画面や書面に速やかに出力できるようになっていれば、オンラインのマニュアルやヘルプ機能で代用してもかまいません。

検索機能の確保

3つすべて満たす必要があります。

• 取引年月日・取引金額・取引先の3つの項目で検索できること
• 日付または金額の範囲指定により検索できること
• 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること（AND検索）

税務職員からの求めに応じてデータの一括ダウンロードができるようにしている場合は、検索機能の確保は不要です。

上記の場合で、判定期間に係る基準期間の売上が5,000万円以下または出力した書面を整理して提示･提出できる状態にしているのであれば、検索機能の確保は免除されます。

要するにこうすれば電子取引の保存はできます！

ここまで電子取引の保存要件を確認してきましたが、難しい言葉が並んでいてよくわからない部分が多いかと思います。

要するにどういうことなのか下記にまとめました。

1. 見読可能装置（パソコン・モニター・プリンター・ソフト）を備え付ける
2. ダウンロードの求めに応じることができるようにする
3. 検索機能（ファイル・フォルダ名に規則性を持たせるか索引簿作成）
4. 事務処理規程を備え付ける

いかがでしょうか、このようにまとめてみるとできそうではないでしょうか？

事務処理規程は国税庁のホームページにサンプルがありますのでそちらを参考に作成するとよいです。

電子取引保存対応の手順

電子取引の保存の方法が分かったところで、具体的にどのような手順で電子取引保存の仕組みを構築していけばよいか、ご紹介します。

一例ですので会社の状況に応じて進めていただくのが良いかと思います。

電子取引保存対応の手順の一例は下記の通りです。

電子取引に該当するものの把握

• まずは自社の取引の中から電子取引に該当するものを洗い出しましょう。
• 電子取引に該当するするかどうかは上記の一覧を参考に判断していくのが良いかと思います。
• 自社の電子取引を洗い出しができたら、データで保存することが容易であるか確認していきます。
• この際にデータ保存が困難なものは電子取引から書面保存へ切替を検討していきましょう。
• 書面保存をする場合は、取引先から書面で取引書類を受け取るように依頼しましょう。
• データ保存が容易なものについては電子取引データとして保存する方向で次のステップに進みましょう。

訂正及び削除の防止に関する事務処理規程の作成

• 電子取引の把握ができたら、次は訂正及び削除の防止に関する事務処理規程の作成をします。
• サンプルが国税庁のホームページにありますので参考にしながら作成していくとこが効率的かと思います。

電子取引データの保存方法の検討と実践

電子取引の把握をして事務処理規程を作成したら、保存方法を検討していきましょう。

検討すべきことは下記の３点です。

• 利用システムの検討
  専用のサービスを使うのか、エクセルや会計ソフトなどで対応するのか検討します。
  コストと手間とを考えてシステムを導入するか判断するのが良いと思います。
• 保存媒体の検討
  専用のサービスを使わない場合、保存媒体を決めておきましょう。ハードディスクに保存するのかクラウドストレージに保存するのかなどを決めましょう。
• データ保存形式の選択、保存場所、名称のルール決め
  検索機能要件を満たすためにデータの保存形式、保存場所、ファイル名のつけ方のルールを決めましょう。

2024年1月のスタートに電子取引保存の準備が間に合わなかったら

最後に2024年からスタートする電子取引保存に関する猶予措置についてご説明します。

2024年1月以降も、システム等や社内のワークフローの整備が間に合わない等といった事業者が一定数見込まれており、こうした状況を踏まえ、次の要件をいずれも満たしている場合には、改ざん防⽌や検索機能など保存時に満たすべき要件に沿った対応は不要となり、電子取引データを単に保存しておくことができることとされました。

• 保存時に満たすべき要件に従って電子取引データを保存することができなかったことについて、所轄税務署⻑が相当の理由があると認める場合（事前申請等は不要です。）
• 税務調査等の際に、電子取引データの「ダウンロードの求め」及びその電子取引データをプリントアウトし た書面の提示･提出の求めにそれぞれ応じることができるようにしている場合

なお、猶予措置の適用を受ける場合には、電子データ自体を保存するとともに、その電子データ及び出力書面について提示又は提出をすることができる必要があるのでご注意ください。